Aktivitetsplanering: Vad, hur, när och varför

Lägger-upp-aktivitetsplan

Aktivitetsplanering är en kritisk del av varje projekt. Här är allt du behöver veta; vad en aktivitetsplan är, vad den bör innehålla och mallar.


Aktivitetsplanering, eller en aktivitetslista, är schemaläggningen av aktiviteter i ett projekt. Oavsett om du är chef, projektledare eller anställd – så är det viktigt att veta vad aktivitetsplanering är för något.

Att kunna skapa en aktivitetslista är en färdighet som kan gynna dig både nu och i framtiden av din karriär. Framförallt då långt ifrån alla vet vad det är och hur det fungerar.

Vad är aktivitetsplanering

Aktivitetsplanering

Aktivitetsplanering innebär att du strukturerar och organiserar ett projekts uppgifter för optimal effektivitet.

Aktivitetsplanen definierar:

  • Vad som ska göras
  • Hur det ska göras
  • Vem som gör vad
  • När det ska göras

Att skapa en aktivitetsplan är bra av flera skäl. Det ger gruppen klarhet i vad som ska göras och hur det ska göras. Det försäkrar er också om att varje resurs och verktyg finns tillgänglig under aktivitetens tidsram.

Det underlättar för att allokerade kapaciteter inte används i andra projekt, och att all fokus är på den planerade aktiviteten.

Aktivitetsplaneringen identifierar vad som ska göras och hur. Men det är också viktigt att i detalj beskriva när aktiviteten ska starta och avslutas.

Tidsplanering är ofta kritisk i en aktivitetsplan, då aktivitetsplanen är en del av en projektplan. När en aktivitet avslutats, så går man vidare till nästa fas i projektet eller aktivitetsplanen.

Om tidsramen för varje aktivitet inte är noga utstuderad, så kan det innebära att aktiviteten tävlar om resurser med andra delar av projektet. Vilket leder till att effektiviteten och produktiviteten minskar.

Vad ska en aktivitetsplan innehålla

Skriver-schema-för-aktiviteter

Det finns inget innehåll som måste finnas i en aktivitetsplan. Men det finns ett par delar som anses vara kritiska och som ofta används.

1. Definiera varje aktivitet

Lista alla de aktiviteter som behöver genomföras för att din projektplan ska bli framgångsrik.

Det enklaste sättet är att identifiera de största och viktigaste aktiviteterna. Dela sedan upp aktiviteterna för att skapa underkategorier och separata arbetsuppgifter. Då blir det lättare att i detalj planera respektive aktivitet.

2. Avgör varje aktivitets förhållanden

När du har identifierat och listat alla aktiviteter, bör du avgöra hur varje aktivitet förhåller sig till varandra för att projektet ska nå framgång.

Det här görs för att med precision kunna schemalägga och avsluta varje aktivitet utan fördröjningar.

Vanligtvis hänger många aktiviteter ihop och är beroende av varandra. De kan därför sällan starta eller avslutas vid olika tidpunkter.

Det finns tre typer av beroenden mellan aktiviteter:

  • Start till start – En aktivitet måste starta för att en annan ska kunna starta
  • Start till slut – En aktivitet måste avslutas innan nästa kan starta
  • Avslut till avslut – En aktivitet måste avslutas innan en annan kan avslutas

Det är kritiskt att du identifierar förhållandena mellan olika aktiviteter, för att undvika förseningar och konkurrens av resurser inom projektet.

3. Planera aktiviteterna

När du har identifierat hur aktiviteterna relaterar till varandra så är det dags att prioritera dem.

Placera varje aktivitet i en logisk och effektiv ordning. Det vill säga, skapa en lista för i vilken ordning respektive aktivitet ska genomföras.

Fokusera på ordningen och prioriteringen innan du börjar skapa ett tidsschema och allokera resurser.

4. Uppskatta tid och resurser

Uppskatta hur lång tid respektive aktivitet förväntas ta.

Det bästa sättet för att uppskatta tiden är genom att titta på tidigare projekt med liknande arbetsuppgifter.

Om ni aldrig tidigare haft liknande aktiviteter, så uppskatta tidsramen genom att skapa ett genomsnitt. Använd det bästa, värsta och mest sannolika scenariot och skapa en uppskattning från genomsnittet.

6. Skapa aktivitetsplanen

Efter att ha regisserat varje del av planen, så kan du skapa en snabb, lättförståelig och enkel aktivitetsplan.

Aktivitetsplaner brukar innehålla:

  • Namnet på projektet
  • Projektledarens namn
  • Startdatum
  • Intressenter/gruppmedlemmar
  • Lista på aktiviteter
  • Vem som arbetar med vilken aktivitet
  • Kommentar till respektive aktivitet

Aktivitetsplanen ska vara enkel att förstå sig på. Simpelt och fint strukturerat så att alla inom gruppen förstår.

Varför behövs en aktivitetsplan

Datastatistik-för-chefen

En förutsättning för att ett projekt ska bli framgångsrikt är att man planerar och strukturerar väl. Aktivitetsplanering är en kritisk komponent i projektplaneringen.

Genom att planera aktiviteterna så:

  • Är alla införstådda med vad som ska göras och hur
  • Minskar risken för förseningar
  • Hjälper det ledaren att allokera resurser och tid effektivare
  • Kan man lättare förutspå problem som kan uppstå
  • Får du en bra överblick över projektets hälsa
  • Spar ni väldigt mycket tid

Fördelarna med att skapa en aktivitetsplan är många. Vilket har gjort att det är en vital del av varje projektlednings projektplan.

Genom att klargöra vad, när, vem, hur och varför – så kan produktiviteten effektiviseras avsevärt. Det förbättrar chanserna för att projektet kan avslutas framgångsrikt inom den planerades tidsramen.

Mall för aktivitetsplanering

Det finns olika typer av mallar för aktivitetsplaner, beroende på vad projektet innefattar.

En aktivitetsplan för att publicera en tidning är inte alltid densamma som aktivitetsplanen för att lansera produkter i en ny marknad.

Här är ett exempel på hur en aktivitetsplan kan se ut:

Projektnamn [Namnet på projektet]
Datum [Projektets startdatum]
Projektnummer [Projektets allokerade nummer]
Uppskattat slutdatum [Projektets deadline]
Projektledare [Namnet på projektledaren]

Sedan följer själva aktivitetsinformationen. Här är ett exempel på hur en mall kan se ut för en aktivitet.

Aktivitetsnummer [Ordningsnummer för aktiviteter]
Aktivitetsnamn [Varje aktivitets namn]
Aktivitetsbeskrivning [Beskrivning av aktiviteten]
Delegerad till [Namn på ansvarig för aktiviteten]
Kommentarer [Övriga kommentarer för aktiviteten]

Läs också