Vad är feedback: Allt om feedbacktrappan
Feedback är en viktig del av varje projekt, idé, uppgift och relation. Men det förutsätter att du kan ge konstruktiv feedback, samt att du vet hur du ska ta emot feedback på rätt sätt.
Synpunkter och feedback är vad som tar oss framåt och som leder till nya perspektiv och idéer.
Men att kunna ge och ta emot feedback är färdigheter som du måste lära dig och träna på.
Här är allt du behöver veta om feedback, feedbacktrappan och hur du ger konstruktiv feedback på ett effektivt sätt.
Vad är feedback
Feedback är ursprungligen en teknisk term som betyder ”återkoppling”. Man använde främst begreppet för att utvärdera maskiner, system och processer.
Nuförtiden är det ett vanligt ord för att beskriva en respons till andra människor. Främst för att ge synpunkter på en persons arbete eller idé.
All feedback är inte likadan:
- Konstruktiv feedback – synpunkter som är konstruktiva och hjälpsamma, även om de är kritiska.
- Positiv feedback – ett positivt gensvar på en individs arbete eller idéer.
- Negativ feedback – ett negativt gensvar på en persons arbete eller idéer. Feedbacken kan fortfarande vara konstruktiv och bra. Men den som gav feedback gillade inte idén eller arbetet.
Positiv och negativ feedback kan båda vara konstruktiva och hjälpsamma.
Exempel på negativ feedback: ”Jag gillade den här delen, men du behöver göra om den här delen för att bättre förklara modellen för läsaren”.
I vårt exempel så har personen fått negativ feedback, i den mån att arbetet behöver redigeras. Men synpunkterna var fortfarande konstruktiva och hjälpsamma.
Dålig feedback kan referera till synpunkter som inte är konstruktiva och hjälpsamma. Oftast består den typen av feedback endast av kritik, utan förslag på lösningar eller vad som kan göras bättre.
Feedbacktrappan
Att ta emot feedback kan vara obekvämt och jobbigt. Även om vi försöker se objektivt på synpunkterna, så tar vi ofta feedbacken personligt.
Vilket göra att vi försöker försvara eller rättfärdiga vissa handlingar. Det är naturlig reaktion när vi får feedback.
Det finns något som heter feedbacktrappan, som gör det lättare att förstå och bearbeta feedback vi får från andra människor.
Feedbacktrappan:
- Förneka – ”Problem? Vilket problem?”
- Försvara – ”Du förstår inte koncpetet”
- Förklara – ”Jag vet, men jag gjorde det för att…”
- Förstå – ”Jag förstår hur du menar”
- Förändra – ”Tack, så här ska jag rätta till felen”
Feedbacktrappan är ett bra redskap för att kunna placera dig själv i rätt position när du tar emot feedback. Du vill vara så högt upp i trappan som möjligt, det vill säga i ”förstå” och ”förändra”.
Det hjälper dig att vara medveten om dina känslor, erfarenheter och reaktioner när du får feedback på ditt arbete eller dina idéer.
Ju längre ner i trappan du befinner dig, desto mindre mottaglig är du till feedback. Du vill vara logisk, inte känslosam när du tar emot feedback.
Om du fastnar vid att förneka eller försvara, finns risken för att du inte tar dig framåt och utvecklar ditt projekt.
Du vill ha ett öppet sinne och försöka förstå dig på den andra personens perspektiv och synpunkter – utan att låta det påverka dig emotionellt.
Genom att vara medveten om feedbacktrappan, och din position i den, så kan du lättare ta dig vidare till en mer konstruktiv och progressiv nivå.
Att ge konstruktiv feedback
Syftet med konstruktiv feedback är att hjälpa en person att ta sig framåt och förbättra sitt arbete. Feedback är en kritisk del av varje persons arbete, idé och personlig utveckling.
Så här ger du konstruktiv feedback:
Etablera förtroende
För att kunna ge konstruktiv feedback behöver personen ha tillit till dig. Se därför till att har etablerat ett förtroende mellan varandra sedan innan. Det är svårare att ta emot feedback från någon man har lågt förtroende för.
Se därför till att du byggt upp en bra relation med personen sedan innan. När du ger feedback är det också viktigt att du är genuin och ger feedback som gynnar personen – vare sig den är positiv eller negativ.
Balansera positivt med negativt
När du ger feedback bör du inte vara enbart positiv eller negativ. Om du enbart ger kritik kan det uppfattas som negativt och göra personen omotiverad.
Om du enbart ger positiv feedback, så kan det vara vilseledande och ger personen en felaktig uppfattning av sitt arbete.
Därför behöver du hitta en balans mellan kritik och komplimanger. Även om projektet inte har några positiva aspekter, så kan du fortfarande referera till positiva saker personen gjort tidigare.
Observera istället för att tolka
Du bör inte tolka någons mening eller intention utan att först ha lyssnat på personens intentioner och åsikter. Låt personen förklara vad du observerat innan du gör dina egna tolkningar.
Var specifik. Konstruktiv feedback innebär att du är specifik. Istället för att säga att arbetet behöver förbättras, så bör du peka ut exakt vad som behöver förbättring och presentera förslag på lösningar.
Det gäller både positiv och negativ feedback. Istället för att säga ”bra jobbat”, bör du istället peka ut exakt vad du gillade med projektet.
Ge feedback i person
Att skicka email är snabbt och enkelt. Men konstruktiv kritik är bäst presenterad mellan fyra ögon. När du endast skickar ett e-mail kan vissa delar missförstås eller tolkas annorlunda av mottagaren.
När du ger feedback i person så kan personen se ditt kroppsspråk, höra ditt tonfall och se att du är genuin i din feedback. Det gör det också lättare att hålla en konversation och gräva djupare i arbetet tillsammans.
Se projektet – inte personen
När du ger konstruktiv feedback är det viktigt att du utvärderar handlingen eller arbetet och inte personen.
Fokusera på problemet eller prestationen och inte individen. Referera inte till tidigare misstag eller personens kompetenser. Se projektet och inte personen bakom projektet.
Om du ger feedback om personen istället för projektet kan mottagaren se det som en personlig attack och förlorar förtroende för dig.
Håll en tidsram
Visa mottagaren att du bryr dig om och respekterar dennes arbete. Låt därför inte för mycket tid passera innan du återkopplar.
Du vill också att arbetet ska vara färskt i mottagarens sinne. Det gör det lättare när ni pratar om projektets process, utmaningar och idéer som dök upp på vägen.
Exempel på konstruktiv feedback
Skillnaden mellan feedback och konstruktiv feedback är stor. Både vad gäller slutresultatet och hur mottagaren uppfattar feedbacken.
Hur konstruktiv feedback kan se ut:
1. Andreas är en medarbetare som vanligtvis brukar hålla deadlines och arbeta bra. Men på senare tid verkar han inte lika engagerad och motiverad som tidigare, vilket påverkat hans resultat.
Förslag på feedback:
”Jag har sett att du inte är lika engagerad i gruppen på senare tid och verkar ha tappat motivationen att arbete. Du brukar vanligtvis vara väldigt motiverad och engagerad, vilket får mig att tro att jag gör något fel. Om det finns en anledning till att du känner sig här, så skulle jag gärna vilja prata om det. Om vi tar en kaffe en gång i veckan och diskuterar, så tror jag att du skulle vara mycket gladare.”
2. Sofia kommer regelbundet 30 minuter försent till jobbet.
Förslag på feedback:
”Det har börjat irritera mig att du kommer försent till jobbet varje morgon. När du inte kommer in klockan 8 på morgonen så har det en negativ inverkan på dina kollegor. Vad tycker du om det här, och finns det någon specifik anledning till varför du inte kommer i tid? Från och med nu behöver jag verkligen att du kommer i tid på mornarna.”
Det är alltid rekommenderat att följa en positiv och konstruktiv feedback-modell, likt ovanstående exempel.
Det är viktigt att komma ihåg att feedback sällan är en monolog där du utvärderar någons arbete. Diskussioner och frågor kan också vara en stor del av att ge feedback, för att lättare kunna utvärdera och förstå sig på idé och arbete.
