Vad är kommunikation & kommunikationsprocessen

Kommunikation är en kritisk del av ditt liv, både privat- och yrkesmässigt. I den här artikeln går vi igenom vad kommunikation är för något och hur du kan bli en bättre kommunikatör.

---

Varje dag kommunicerar du. Både som sändare och mottagare. Både medvetet och omedvetet.

Du kommunicerar inte bara genom orden du väljer, men också genom ditt kroppsspråk och sättet du klär dig på.

Här är allt du behöver veta om kommunikation – och hur du kan förbättra den.

Vad är kommunikation

Kommunikation definieras som sändning och mottagning av information. Varje kommunikation har minst en sändare och minst en mottagare.

Men kommunikationen kan innefatta flera parter. Om en person håller ett tal till en folkmassa, så finns det en sändare och flera hundra mottagare.

Kommunikation kan ske både verbalt och icke verbalt. Verbal kommunikation kan vara en konversation eller ett tal, medan icke verbal kommunikation kan vara skyltar och kartor.

Kommunikation är ett utbyte, eller en växling, av information. Det finns därför tre delar av kommunikation:

• Sändaren
• Budskapet
• Mottagaren

Olika typer av kommunikation

Det finns flera sätt som vi människor kan kommunicera med varandra. Vi behöver inte nödvändigtvis använda oss av språk och ord för att utbyta information och idéer.

Oftast använder vi oss heller inte av enbart en kommunikationskanal.

Exempelvis använder du inte bara verbal kommunikation när du har en konversation med en bekant på stan. Du använder också icke-verbal kommunikation, i form av kroppsspråk.

Typer av kommunikation:

• Verbal kommunikation
• Icke-verbal kommunikation
• Skriven kommunikation
• Visuell kommunikation

Verbal kommunikation

Verbal kommunikation är när du använder talet för att sända information. Det kan exempelvis vara ansikte-till-ansikte, genom telefonen, radion eller TV.

Den verbala kommunikationen innefattar inte bara orden du väljer, men även tonläge, hastigheten du pratar och om du använder formellt eller informellt språk.

Icke verbal kommunikation

Icke verbal kommunikation är ditt kroppsspråk, ansiktsuttryck, gester och andra beteenden.

Även sättet du klär dig på och hur du luktar är en form av verbal kommunikation.

Dina kläder sänder ett budskap till andra, exempelvis när du är på arbetet, bröllop eller middag med bekanta. Din lediga klädsel på fritiden skickar inte samma signaler och information som när du är uppklädd på ett dop eller bröllop.

Skriven kommunikation

Skriven kommunikation kan vara brev, e-mail, uppdateringar på sociala medier, böcker och tidningar.

När du skriver ord som läses av någon annan, så använder du dig av skriven kommunikation.

Förr i tiden var skriven kommunikation något exklusivt. Det var nästan enbart författare och journalister som hade makten att påverka mottagarna med hjälp av det skrivna ordet.

Nuförtiden har den skrivna kommunikationen blivit ett dagligt inslag för de flesta människor. Vi skickar SMS, skriver på forum, chattar på sociala medier och skickar e-mails.

Visuell kommunikation

Kommunikation är inte enbart språk och ord. Vi kan även skicka budskap och information med hjälp av bilder och grafik.

Exempel på visuell kommunikation är grafer, kartor, logotyper, bilder och konst.

Även en tråkig graf har en sändare, vars budskap tas emot av en mottagare. Ett företags logga kommunicerar också ett budskap till mottagarna.

Kommunikationsprocessen

För att bättre förstå sig på kommunikationsprocessen så brukar man bryta ner den i åtta delar. Alla åtta komponenter är viktiga för att kommunikationen ska vara effektiv och framgångsrik.

1. Sändaren. Källan till informationen. Han skapar och formulerar meddelandet och budskapet.

2. Meddelandet. Det formulerade syftet och informationen skapad av sändaren.

3. Kanalen. Kanalen och vägen som informationen går via sändaren till mottagaren.

4. Mottagaren. Personen eller personerna som tar emot, analyserar och tolkar informationen från sändaren.

5. Feedback. Feedback är när mottagaren, medvetet eller omedvetet, svarar på sändarens meddelande. Vare sig det är höjda ögonbryn, gäspningar eller direkta ord.

6. Miljön. Det här är atmosfären, både fysiskt och psykiskt, där meddelandet skickas och tas emot. Exempelvis är människor benägna att ha en intim konversation när de sitter nära varandra än om de är på avstånd.

7. Kontext. Scenen där kommunikationen utspelar sig, men även förväntningarna mellan sändaren och mottagaren. Kontexten influerar beteendet mellan parterna och vad de förväntar sig från varandra. Kontexten för deltagarna i ett klassrum är inte densamma som kontexten för deltagarna på ett bröllop.

8. Kommunikationsbrus. Brus, eller störningar, i kommunikationen är saker som kan störa och förändra sändarens meddelande. I en bil så kan tutor, trafiken och radion vara ett brus i föraren och passagerarens kommunikation med varandra.

Alla dessa komponenter i kritiska för hur kommunikationsprocessen utspelar sig.

Hur mottagaren avkodar och tolkar sändarens meddelande kan variera beroende på miljön, kontexten och bruset i kanalen. Även om informationen och sändarens signaler är densamma.

Kommunikationskanaler

Vi lever i ”informationsåldern”, där vi har massvis av kommunikationskanaler till vårt förfogande.

Exempel på kommunikationskanaler:

• Konversationer mellan fyra ögon
• Videokonferenser
• Email
• Brev
• Chatt
• Bloggar
• Videoklipp
• Formellt skrivna dokument
• Tidningar och böcker
• Musik
• TV

Hur vi kommunicerar med varandra har förändrats drastiskt de senaste åren. Vi kan genom sociala medier kommunicera med andra människor inom loppet av sekunder – både genom video och skrift.

Alla kommunikationskanaler har sina fördelar och nackdelar. I kommunikationsprocessen så kan vi se att kontext och miljö har en stor betydelse i hur sändarens budskap tas emot och tolkas av mottagaren.

Exempelvis är intima konversationer med mycket känslor är oftast bäst kommunicerad mellan fyra ögon. Mottagaren kan då läsa av sändarens kroppsspråk, tonfall och ansiktsuttryck.

Om den intima konversationen istället sker genom en chatt, så går vital information förlorad – vilket kan skapa missförstånd i kommunikationen.

Mottagaren kan misstolka orden, samtidigt som han eller hon inte kan se sändarens kroppsspråk och höra dennes tonläge.

Vi sänder hela tiden ut medvetna och omedvetna signaler som påverkar informationen, vilket kan vara vitalt i vissa sammanhang.

Vad är bra kommunikation

Din kommunikationsförmåga är väldigt viktig för att undvika missförstånd i kommunikationen. Vare sig det är verbalt eller icke verbalt, privat eller i arbetet.

För att kommunikationen ska vara bra, konstruktiv och framgångsrik så behöver du träna på din förmåga att kommunicera.

Här är ett par tips på hur du kan bli en bättre kommunikatör:

1. Lyssna aktivt

Aktivt lyssnande betyder att du är uppmärksam och engagerad när kommunicerar med någon. Ställ frågor, var delaktig och lyssna på deras idéer och känslor.

Genom att lyssna på mottagaren eller sändaren, så kan du bättre förstå budskapet eller hur ditt budskap bör formas. Bra kommunikation baseras på båda parternas förmåga att lyssna.

2. Kommunikationsmetod

Att viktig färdighet är att kunna välja rätt kommunikationsmetod.

Det finns fördelar och nackdelar med att prata i person, via email, brev eller telefon. Kommunikationen blir bättre när du anpassar kanalen och metoden utefter mottagaren och informationen du ska dela.

Exempelvis kan det vara bättre att kommunicera med en framtida chef genom formella email eller telefonsamtal, istället för att chatta eller skicka SMS.

Ett annat exempel är om du har relationsproblem som behöver lösas. Då kan ett samtal mellan fyra ögon vara bättre än att prata på telefonen.

3. Vänlighet

Med ärlighet och vänlighet kommer man långt. Förtroendet som mottagaren har för dig kommer att påverka informationen du ger – på både gott och ont.

Ha ett öppet sinne, var vänlig, le och var välkomnande i ditt kroppsspråk.

Om du ser arg och spänd ut, så kommer det att påverka hur mottagaren tar emot ditt meddelande.

4. Självsäkerhet

Människor svarar bättre på kommunikation som presenteras med självsäkerhet. Genom att ha ögonkontakt, sitta upprätt och prata med ett bra flyt så kommer ditt meddelande framstå som bättre.

Om du ska hålla en presentation eller diskutera ett djupt ämne, så behöver du därför vara förberedd.

Om du inte är förberedd kommer du att framstå som osäker, ramla på orden och behöva tänketid när frågor ställs. Det kommer att påverka ditt budskap negativt, framförallt om du befinner dig på en jobbintervju.

5. Använd kroppsspråk

Kroppsspråk är icke verbal kommunikation, och är något som vi människor använder oss väldigt mycket av. Både medvetet och omedvetet.

Ditt kroppsspråk sänder hela tiden signaler till mottagaren. Dina gester, hur du sitter, dina ansiktsuttryck säger alltid någonting om dig och ditt budskap.

Har du någonsin lyssnat på någon prata, men hela tiden fått en känsla av att de ljuger? Med största sannolikhet är det på grund av deras icke verbala kommunikation.

Människor kan skrädda sina ord och prata fint, men kroppsspråket säger väldigt mycket om personen och budskapet.

Bra icke verbal kommunikation innefattar:

• Ögonkontakt
• Positivt kroppsspråk

Vi talar lika mycket med våra ord som vi gör med våra kroppar och ansiktsuttryck. Var därför noga med vilka icke verbala signaler du sänder ut till mottagaren.

6. Feedback

Feedback är en fundamental del av vår kommunikation. Oavsett om du befinner dig i en monolog eller dialog, så skickar du hela tiden feedback till den andra personen i samtalet.

Feedback behöver inte nödvändigtvis vara verbal, du kan också ge feedback i form av nickningar och leenden.

När en annan person pratar är det viktigt att du ger feedback och inte stirrar personen tomt i ögonen. Visa att du är delaktig och lyssnar på personen – ge feedback.